Producenci
Zasady archiwizacji dokumentów. Poznaj praktyczne sposoby na przechowywanie ważnych informacji

Bezpieczne i efektywne prowadzenie firmy zdecydowanie jest priorytetem, a dbałość o informację, obowiązkiem. Zanim kolejny raz odłożysz ważne dokumenty w przypadkowe miejsce, sprawdź, dlaczego powinieneś archiwizować dokumenty i jakie w związku z tym obowiązują zasady.

Prawne aspekty organizacji dokumentów

Organizacja dokumentów firmowych została uregulowana prawnie - bezpieczne przechowywanie informacji stało się obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Narzucona odgórnie konieczność wynika z potrzeby dbania o poufne dane, kontroli nad obiegiem dokumentów w firmie, jednocześnie zwiększając wydajność pracowników i efektywność pracy.

Jakie dokumenty podlegają archiwizacji?

Zasady archiwizacji dokumentów, zgodne z obecnie obowiązującym prawem, obejmują przechowywanie przez pracodawcę akt osobowych pracowników i dokumentów płacowych. Co więcej, dokumenty te muszą być odpowiednio zabezpieczone przed ewentualnym zniszczeniem.

Akta osobowe pracowników dzielą się na cztery podkategorie, oznaczone kolejno literami A, B, C, D i oznaczają:

A - dane osobowe, obejmujące imię, nazwisko i dane adresowe osoby ubiegającej się o wskazane stanowisko oraz skierowanie na konieczne badania lekarskie i orzeczenia lekarskie;

B - dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegiem zatrudnienia (między innymi urlopy macierzyńskie, zaświadczenie potwierdzające ukończenie szkolenia BHP, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia lub zmiany warunków zatrudnienia);

C - dokumenty związane z wygaśnięciem lub wypowiedzeniem, przez pracownika lub pracodawcę, stosunku pracy;

D - dokumenty dotyczące ukarania pracownika lub ponoszenia przez niego odpowiedzialności porządkowej;

Jak przechowywać dokumenty?

Pracodawca ma możliwość przechowywania dokumentów w formie zarówno elektronicznej, jak i papierowej. Jeśli zdecydowałeś się na tradycyjne rozwiązanie, sprawdź, w jaki sposób archiwizować dokumenty, by uwzględnić obowiązujące zasady. Sposobów jest kilka:

- segregatory pozwolą Ci podzielić akta osobowe pracowników i dokumenty płacowe w przejrzysty i funkcjonalny sposób. Dokładne opisanie każdego segregatora pomoże Ci szybko odnaleźć potrzebne umowy albo zaświadczenia;

- teczki będą doskonałym rozwiązaniem w przypadku, gdy nie dysponujesz przestronnym gabinetem. Możesz ułożyć je w szufladzie lub zamkniętej szafie, utrzymując porządek i zapewniając odpowiednią ochronę dokumentacji.

- pudełka na dokumenty sprawdzą się w każdym biurze. Są pojemne, funkcjonalne i doskonale wyglądają ułożone na sobie lub obok siebie;

Przestrzeganie zasad archiwizacji dokumentów nie musi być trudne. Zadbaj o odpowiednie akcesoria biurowe i nie martw się nieporządkiem.

do góry
Sklep jest w trybie podglądu
Pokaż pełną wersję strony
Sklep internetowy Shoper.pl