Bezpieczne i efektywne prowadzenie firmy zdecydowanie jest priorytetem, a dbałość o informację, obowiązkiem. Zanim kolejny raz odłożysz ważne dokumenty w przypadkowe miejsce, sprawdź, dlaczego powinieneś archiwizować dokumenty i jakie w związku z tym obowiązują zasady.
Prawne aspekty organizacji dokumentów
Organizacja dokumentów firmowych została uregulowana prawnie - bezpieczne przechowywanie informacji stało się obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Narzucona odgórnie konieczność wynika z potrzeby dbania o poufne dane, kontroli nad obiegiem dokumentów w firmie, jednocześnie zwiększając wydajność pracowników i efektywność pracy.
Jakie dokumenty podlegają archiwizacji?
Zasady archiwizacji dokumentów, zgodne z obecnie obowiązującym prawem, obejmują przechowywanie przez pracodawcę akt osobowych pracowników i dokumentów płacowych. Co więcej, dokumenty te muszą być odpowiednio zabezpieczone przed ewentualnym zniszczeniem.
Akta osobowe pracowników dzielą się na cztery podkategorie, oznaczone kolejno literami A, B, C, D i oznaczają:
A - dane osobowe, obejmujące imię, nazwisko i dane adresowe osoby ubiegającej się o wskazane stanowisko oraz skierowanie na konieczne badania lekarskie i orzeczenia lekarskie;
B - dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegiem zatrudnienia (między innymi urlopy macierzyńskie, zaświadczenie potwierdzające ukończenie szkolenia BHP, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia lub zmiany warunków zatrudnienia);
C - dokumenty związane z wygaśnięciem lub wypowiedzeniem, przez pracownika lub pracodawcę, stosunku pracy;
D - dokumenty dotyczące ukarania pracownika lub ponoszenia przez niego odpowiedzialności porządkowej;
Jak przechowywać dokumenty?
Pracodawca ma możliwość przechowywania dokumentów w formie zarówno elektronicznej, jak i papierowej. Jeśli zdecydowałeś się na tradycyjne rozwiązanie, sprawdź, w jaki sposób archiwizować dokumenty, by uwzględnić obowiązujące zasady. Sposobów jest kilka:
- segregatory pozwolą Ci podzielić akta osobowe pracowników i dokumenty płacowe w przejrzysty i funkcjonalny sposób. Dokładne opisanie każdego segregatora pomoże Ci szybko odnaleźć potrzebne umowy albo zaświadczenia;
- teczki będą doskonałym rozwiązaniem w przypadku, gdy nie dysponujesz przestronnym gabinetem. Możesz ułożyć je w szufladzie lub zamkniętej szafie, utrzymując porządek i zapewniając odpowiednią ochronę dokumentacji.
- pudełka na dokumenty sprawdzą się w każdym biurze. Są pojemne, funkcjonalne i doskonale wyglądają ułożone na sobie lub obok siebie;
Przestrzeganie zasad archiwizacji dokumentów nie musi być trudne. Zadbaj o odpowiednie akcesoria biurowe i nie martw się nieporządkiem.
